Στις επιχειρήσεις, συχνά χρειάζεται να επιταχύνουμε τις συνομιλίες και τις συναλλαγές με τους πελάτες.Αλλά ορισμένες συντομεύσεις συνομιλίας απλώς δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται.

Χάρη στο κείμενο, τα ακρωνύμια και οι συντομογραφίες είναι πιο κοινά σήμερα από ποτέ.Σχεδόν πάντα αναζητούμε μια συντόμευση, είτε στέλνουμε email, είτε συνομιλούμε μέσω διαδικτύου, είτε μιλάμε με πελάτες είτε τους στέλνουμε μήνυμα.

Υπάρχουν όμως κίνδυνοι στη συντομευμένη γλώσσα: Σε πολλές περιπτώσεις, οι πελάτες και οι συνάδελφοι μπορεί να μην καταλαβαίνουν τη συντομότερη έκδοση, προκαλώντας κακή επικοινωνία και χαμένες ευκαιρίες για τη δημιουργία μιας εξαιρετικής εμπειρίας.Οι πελάτες μπορεί να αισθάνονται ότι μιλάτε πάνω, κάτω ή γύρω τους.

Σε επιχειρηματικό επίπεδο, η "ομιλία κειμένου" θεωρείται αντιεπαγγελματική σχεδόν σε κάθε κατάσταση εκτός από φιλικές γελοιότητες με κινητό τηλέφωνο.

Στην πραγματικότητα, η κακή γραπτή επικοινωνία με πελάτες και συναδέλφους μπορεί ακόμη και να θέσει σε κίνδυνο τη σταδιοδρομία, σύμφωνα με έρευνα του Centre for Talent Innovation (CTI).(Σημείωση: Όταν πρέπει να χρησιμοποιήσετε ακρωνύμια, η προηγούμενη πρόταση είναι ένα παράδειγμα για το πώς να το κάνετε καλά. Ανατρέξτε στο πλήρες όνομα κατά την πρώτη αναφορά, βάλτε το ακρωνύμιο σε παρένθεση και χρησιμοποιήστε το ακρωνύμιο σε όλο το υπόλοιπο γραπτό μήνυμα.)

Επομένως, όσον αφορά την επικοινωνία με τους πελάτες μέσω οποιουδήποτε ψηφιακού καναλιού, ορίστε τι πρέπει να αποφύγετε:

Ομιλία αυστηρά κειμένου

Πολλές λεγόμενες λέξεις έχουν προκύψει με την εξέλιξη των φορητών συσκευών και των μηνυμάτων κειμένου.Το Αγγλικό Λεξικό της Οξφόρδης έχει αναγνωρίσει ορισμένες κοινές συντομογραφίες κειμένου όπως το LOL και το OMG.Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι εντάξει για λόγους επαγγελματικής επικοινωνίας.

Αποφύγετε αυτές τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες συντομογραφίες σε οποιαδήποτε ηλεκτρονική επικοινωνία:

• BTW - "Παρακαλώ"
• Γελώντας δυνατά"
• U - "Εσύ"
• OMG - "Ω Θεέ μου"
• THX - "Ευχαριστώ"

Σημείωση: Επειδή το FYI υπήρχε στην επαγγελματική επικοινωνία πολύ πριν από την αποστολή μηνυμάτων κειμένου, ως επί το πλείστον, εξακολουθεί να είναι αποδεκτό.Εκτός από αυτό, απλώς διευκρινίστε τι θέλετε πραγματικά να πείτε.

Διφορούμενοι όροι

Πείτε ή γράψτε το συντομότερο δυνατό και το 99% των ανθρώπων καταλαβαίνουν ότι εννοείτε "το συντομότερο δυνατό".Ενώ το νόημά του είναι παγκοσμίως κατανοητό, στην πραγματικότητα σημαίνει πολύ λίγα.Η γνώμη ενός ατόμου για το ASAP είναι σχεδόν πάντα αρκετά διαφορετική από το άτομο που το υπόσχεται.Οι πελάτες αναμένουν πάντα το συντομότερο δυνατό να είναι πιο γρήγορο από αυτό που μπορείτε να παραδώσετε.

Το ίδιο ισχύει και για την EOD (τέλος ημέρας).Η μέρα σας μπορεί να τελειώσει πολύ νωρίτερα από αυτή ενός πελάτη.

Γι' αυτό το ASAP, το EOD και αυτά τα άλλα διφορούμενα ακρωνύμια θα πρέπει να αποφεύγονται: NLT (το αργότερο) και LMK (επιτρέψτε μου να ξέρω).

Ορολογία εταιρείας και βιομηχανίας

Το "ASP" (μέση τιμή πώλησης) μπορεί να είναι τόσο δημοφιλές στον χώρο εργασίας σας όσο οι λέξεις "μεσημεριανό διάλειμμα".Αλλά μάλλον έχει ελάχιστο έως καθόλου νόημα για τους πελάτες.Οποιαδήποτε ορολογία και συντομογραφίες που είναι κοινές σε εσάς — από περιγραφές προϊόντων έως κρατικούς φορείς επίβλεψης — είναι συχνά ξένες για τους πελάτες.

Αποφύγετε τη χρήση ορολογίας όταν μιλάτε.Όταν γράφετε, ωστόσο, είναι εντάξει να ακολουθείτε τον κανόνα που αναφέραμε παραπάνω: Να το γράψετε την πρώτη φορά, να βάλετε τη συντομογραφία σε παρένθεση και να χρησιμοποιήσετε τη συντομογραφία όταν αναφέρεται αργότερα.

Τι να κάνω

Η γλώσσα συντόμευσης — συντομογραφίες, ακρωνύμια και ορολογία — στα μηνύματα κειμένου και στα email είναι εντάξει σε περιορισμένο αριθμό περιπτώσεων.Απλώς λάβετε υπόψη αυτές τις οδηγίες:

Γράψε μόνο αυτό που θα έλεγες δυνατά.Θα ορκιζόσασταν, θα λέγατε LOL ή θα μοιράζεστε κάτι εμπιστευτικό ή προσωπικό με συναδέλφους ή πελάτες;Πιθανώς όχι.Επομένως, κρατήστε αυτά τα πράγματα μακριά από τη γραπτή επαγγελματική επικοινωνία.

Προσέξτε τον τόνο σας.Μπορεί να είστε φιλικοί με τους πελάτες, αλλά πιθανότατα δεν είστε φίλοι, επομένως μην επικοινωνείτε όπως θα κάνατε με έναν παλιό φίλο.Επιπλέον, η επαγγελματική επικοινωνία πρέπει πάντα να ακούγεται επαγγελματική, ακόμη και όταν είναι μεταξύ φίλων.

Μην φοβάστε να τηλεφωνήσετε.Η ιδέα των γραπτών μηνυμάτων και, στις περισσότερες περιπτώσεις, του email;Συντομία.Εάν χρειάζεται να αναμεταδώσετε περισσότερες από μία σκέψεις ή μερικές προτάσεις, θα πρέπει πιθανώς να πραγματοποιήσετε μια κλήση.

Θέστε προσδοκίες.Ενημερώστε τους πελάτες πότε μπορούν να περιμένουν απαντήσεις κειμένου και email από εσάς (δηλαδή, θα απαντάτε τα Σαββατοκύριακα ή μετά τις ώρες;).

Αντιγραφή από διαδικτυακούς πόρους